ادارة الاجتماع ..

[ماجد الخالدي]

الاجتماعات ..
الاجتماع هو التقاء وحوار بين مجموعة من الافراد لمناقشة موضوع أو مشكلة ما للتوصل الى حلول .
وتصنف الاجتماعات الى عدة انواع بحسب موضوعاتها وصفتها وزمنها..
فهناك اجتماعات دورية وغير دورية (بحسب الحاجة) ورسمية وغير رسمية واجتماع عام وخاص
واجتماع جماعي وفردي واجتماعات طارئه واجتماعات اسبوعية أو شهرية.
واجتماعات تربوية وفنية وادارية .






يتبع

[ماجد الخالدي]

مراحل تنظيم الاجتماعات:

أولاً : ما يعمله المدير قبل الاجتماع:


• تحديد الهدف.و تحديد الموضوعات في جدول الأعمال
• اختيار أفضل الأوقات. حدد يوم الاجتماع وتاريخه وبدايته وزمنه ونهايته ومكانه والتزم بذلك
• اختيار المشاركين.
• أعداد جدول الأعمال.
• الاستعدادات المالية.
• أساليب التقويم
• حدد المعنيين بالاجتماع الرئيس، المقرر، الأعضاء
• ضع جدول الأعمال وزود الأعضاء بصورة منه.
• زود أعضاء الاجتماع ببعض أوراق العمل الخاصة بالاجتماع أو النشرات واللوائح والكتيبات أو المقالات وغيرها ؛المتعلقة بمواضيع الاجتماع.
• هيئ مكان الاجتماع بالإضاءة والتكييف والتهوية الجيدة.
• وفر مستلزمات الكتابة من ورق وأقلام وغيرها لكل عضو من المجتمعين.
• وفر بعض المرطبات والمناديل والماء لكل عضو من المجتمعين.


ثانياً : ما يعمله المدير أثناء الاجتماع:


• الإدارة الفعالة للوقت. حدد زمنًا للتعبير عن وجهة نظر كل عضو يرغب في ذلك .
احرص على زمن الاجتماع ووزعه على ما تضمنه جدول الأعمال وحدد الاولويات
• ذكر الهدف بوضوح.
• بدء الاجتماع في موعده.
• توجيه الاهتمام والتركيز على الهدف
• لا تنقد الأعضاء نقداً ذاتياً.
• احترم الرأي المخالف لأي عضو.
• امنع نقد الأعضاء بعضهم لبعض أو تجريح بعضهم بعضا .
• كلف مقررًا للاجتماع يقوم بتسجيل الأفكار والمقترحات الجيدة والمداخلات
• . لا تصوت على أي قرار إلا في حالة التساوي وبعد الانتهاء من تصويت جميع الأعضاء.
• لا تتشاغل أثناء طرح الأعضاء لأفكارهم.
• اطلب رأي العضو الذي لا يشارك.
• احرص على أن تكون القرارات جميعها مما يمكن تطبيقها ووفق
الإمكانات المادية والبشرية ،وأن تلبي احتياجات المدرسة ومنسوبيها.
• أجل الاجتماع الذي لم يحضره نصف الأعضاء للتصويت عليه حتى لا يتعرض القرار إلى الإلغاء.
• اطرح الموضوع للنقاش ثم اترك فرصة كافية لإبداء الآراء ثم يطرح القرار للتصويت عليه.
• لخص الآراء والأفكار والمناقشات من وقت لآخر.
• امنع تداخل المناقشات وانصراف بعض الأعضاء إلى مناقشات جانبية أو الحديث في موضوعات خارجه عن موضوع الاجتماع.
• حول المواضيع التي تحتاج إلى دراسة مستفيضة إلى لجنة فرعية واعرض ما توصلت إليه في اجتماع قادم.



ثالثاً : ما يعمله المدير بعد الاجتماع:
• التلخيص لأهم القرارات والتنفيذ الفوري.
• اطلع على محضر الاجتماع.
• احذف الإضافات التي أضيفت على المحضر بدون علم الأعضاء إن وجدت.
• عدّل صياغة القرارات التي تم التوصل إليها في المجلس إذا اقتضى الأمر ذلك، لتكون جيدة ومختصرة ومفيدة.
• اكتب المحضر بوضوح.
• اطلب توقيع الأعضاء أسفل المحضر.
• التقييم شكل لجنة لمتابعة تنفيذ قرارات الاجتماع.
• اعلم أن رأي الأعضاء مجتمعين هو الرأي الأصح وأن كنت مخالفاً له قبل إقراره.





يتبع

[ماجد الخالدي]

معايير الاجتماع الناجح:

التبليغ عن الاجتماع:
تاريخ الاجتماع.
موعد الاجتماع
مدته.
أهدافه.
جدول الأعمال .



مكان الاجتماع:
طاولات مناسبة.
مقاعد مريحة.
ملفات وأقلام .
تهوية جيدة.
وسائل الإيضاح.
استراحة مع مرطبات.
مساحة المكان مناسبة.


ما قبل الاجتماع:
حضور موظف لتدوين المحضر.
حضور الأعضاء
حضور قائد الاجتماع
المشاركين عددهم



سير الاجتماع:
بدء الاجتماع.
الترحيب بالحاضرين
يتم التعارف بين الأعضاء والرئيس
استعراض جدول الأعمال
الاتفاق على مناقشة أهم البنود.




إدارة النقاش أثناء الاجتماع:
التركيز على مواضيع الاجتماع.
مشاركة الأعضاء.
تساوي فرص النقاش
احترام وجهات النظر
عدم المقاطعة.
تسيير دفة الحوار عند تعارض الآراء.
عدم الخروج عن مواضيع الاجتماع.
عدم تجاهل وجهات النظر المختلفة
تشجيع الصامت .
تقريب وجهات النظر.
تلخيص الأفكار المطروحة
تلخيص أهم التوجيهات.
تقييم الاجتماع
إبراز النواحي الإيجابية
إبراز نواحي القصور
مقترحات لنجاح الاجتماع .




يتبع

[ماجد الخالدي]

من المهارات اللازمة في إدارة الاجتماعات للقائد:

 القدرة على إدارة وقت الاجتماع حسب مواضيع الاجتماع .
 القدرة على الحوار والمناقشة.
 القدرة على إعطاء فرص الحوار للجميع والإصغاء وتتبع ما يقال وتلخيصه .
 القدرة على الإقناع وتقبل الرأي الآخر.
 القدرة على تحليل الآراء والأفكار.
 القدرة على التواصل والتفاعل والتعاون مع المرؤوسين.
 القدرة على النقد البناء وتقبل النقد من الآخرين.
 القدرة على أبداء الآراء .
 القدرة على الحسم والحزم والبت في الأمر.
 القدرة على التعبير عن الأفكار كتابة ومحادثة.
 القدرة على حل المشكلات والخلافات .
 القدرة على اتخاذ القرار .
 القدرة على التخطيط والتنسيق والتنظيم .




يتبع

[ماجد الخالدي]

دعوة حضور اجتماع


الأخوة الزملاء السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد
سيعقد بمشيئة الله يوم الاثنين الموافق 26/4/1427هـ في تمام الساعة الثانية عشر
ونصف إلى الساعة الواحدة وربع ظهراً.. بمركز مصادر التعلم لمناقشة المواضيع التالية:


• التأخر الصباحي للطلاب.
• ضعف مستوى التحصيل لبعض الطلاب في القراءة والكتابة.
• ما يستجد من أعمال.






مدير المدرسة:




يتبع

[ماجد الخالدي]

محضر اجتماع

تم عقد الاجتماع يوم الاثنين الموافق26 /4/1427هـ وقرر مايلي:


• حصر الطلاب المتأخرين صباحياً من قبل المرشد الطلابي.
• التعرف على أسباب التأخر وعلاجها بالتعاون مع أولياء الأمور.
• تكليف الطلاب المتأخرين بواجبات إضافية .
• حصر الطلاب الضعاف في القراءة والكتابة من قبل معلم اللغة العربية خالد بالتعاون مع المعلمين.
• عقد حصص مكثفة لتعلم الحروف كتابة ونطقاً وقواعد الإملاء للطلاب المستهدفين بالتعاون بين معلمي اللغة العربية.
• تخفيض نصاب معلمي اللغة العربية قدر الامكان للتفرغ للطلاب المستهدفين.
• تحفيز الطلاب المستهدفين من خلال الجوائز والإشادة بهم في الإذاعة المدرسية.







انتهى
من بحث سابق للكاتب ..