نشرة تربوية (مضيعات وقت مدير المدرسة)

[أم اللولو]

نشرة تربوية (مضيعات وقت مدير المدرسة)

--------------------------------------------------------------------------------

بسم الله الرحمن الرحيم

مضيعات وقت مدير المدرسة .

بسم الله والصلاة والسلام على أشرف الأنبياء والمرسلين نبينا محمد وعلى آله وصحبه أجمعين .. أما بعد:

مفهوم إدارة الوقت :
يقصد بإدارة الوقت ” إدارة الأنشطة والأعمال التي تؤدى في الوقت ، وتعني الاستخدام الأمثل للوقت وللإمكانيات المتوفرة وبطريقة تؤدي إلى تحقيق أهداف هامة ، وتتضمن إدارة الوقت معرفة كيفية قضاء الوقت في الزمن الحاضر وتحليلها والتخطيط للاستفادة منه بشكل فعال في المستقبل .

وينقسم الوقت إلى قسمين رئيسين هما :

أولاً : الوقت القابل للتحكم وهو الوقت الذي ستطيع أن يتحكم فيه المدير ويتصرف فيه كما يشاء بملء إرادته وحريته .
ثانياً الوقت غير القابل للتحكم وهو الوقت الذي لا يخضع لتحكم المدير ورقابته ويصرف احياناً في أمور وأعمال قليلة الفائدة بالنسبة للمدرسة كاستقبال الزائرين ومقابلة المراجعين ولاتصالات الهاتفية .
الأدلة على الوقت وأهميته
1- قال تعالى ( إن الصلاة كانت على المؤمنين كتاباًً موقوتا ) .
2- قال المصطفى صلى الله عليه وسلم : اغتنم خمساً قبل خمس : شبابك قبل هرمك ، وصحتك قبل سقمك ، وغناك قبل فقرك ، وفراغك قبل شغلك ، وحياتك قبل موتك .
3- من التراث قال أبو بكر الصديق رضي الله تعالى عنه : اعلم أن لله عملاً بالنهار لا يقبله بالليل ، وعملاً بالليل لا يقبله بالنهار . وقال عمر بن عبد العزيز : إن الليل والنهار يعملان فيك فأعمل فيهما . وقال الحسن البصري : يا ابن آدم إنما أنت أيام مجموعة كلما ذهب يوم ذهب بعضك .
4- وقال أبو العلاء المعري : ثلاثة ليس لها إياب : الوقت والجمال والشباب . وقال الحسن البنا " الوقت هو الحياة فما حياة الإنسان إلا الوقت الذي يقضيه من ساعة الميلاد إلى ساعة الوفاة " .
وقال الشاعر : الوقت أنفس ما عنيت بحفظه وأره أسهل ما عليك يضيع


أهمية المشكلة :

يعتبر وقت مدير المدرسة هام جداً وأمانة عظيمة ملقها على عاتقه ، قال تعالى : ( إن عرضنا الأمانة على السماوات والأرض فأبين أن يحملنها وأشفقنا منها فحملها الإنسان إنه كان ظلوماً جهول ) ، وقال صلى الله عليه وسلم : ( ما من راع يسترعيه الله رعية فيموت حين يموت وهو لها غاش لإحرام الله عليه اللجنة ) ، ومدير المدرسة مسئول عن تنفيذ السياسة التعليمية للدولة ، حيث إن السياسة التعليمية في أي دولة يتم إعدادها من أعلى هرم في الدولة ويتم تنفيذها في الميدان التربوي بواسطة المعلمين وبإشراف مباشر من مدير المدرسة ، وهم مسئولين عن تنشئة هذه الأجيال تنشئة صالحة ، حيث إن هذه الأجيال هم مستقبل الأمة الإسلامية وركيزتها الأساسية وعليهم الاعتماد بعد الله عز وجل ، وعليهم تعقد الأمة الإسلامية آمالها وتطلعتها .
فإذا فرط مدير المدرسة وضيع وقته في غير ما كلف به حس المعلمين بضعف الرقابة من قبل إدارة المدرسة وتهاونوا في جميع ما سند إليهم من أعمال ، وقد تم إجراء دراسة ميدانية من قبل ديوان المراقبة العامة خلال العام الدراسي الماضي 1425/1426هـ ، في المملكة العربية السعودية ، وقد وجد إن 75% من صالة تداول الأسهم هم من منسوبي التعليم ، فأين طلاب هؤلاء المعلمين ومديري المدارس .

العوامل التي تؤدي إلى ضياع وقت مدير المدرسة

1- سوء الإدارة وعدم كفاية التنظيم فالإدارة السيئة تؤدي إلى ضياع وقت العديد من العاملين وبخاصة وقت المدير ومن مظاهرها حدوث الأزمات سنة بعد أخرى .
2- تضخم عدد العاملين : تؤدي زيادة عدد العاملين عن الحد المناسب إلى ضياع الوقت الآن الناس يحبون أن يجتمعوا بعضهم مع بعض ويتبادلون الزيارات ولاحاديث ، فالعدد الزائد عن الحاجة لا يكون عاطلاً عن العمل فحسب بل يؤدي إلى إعاقة الآخرين عن أداء أعمالهم وإضاعة أوقاتهم وذلك بسبب زيادة فرص الاحتكاك والتفاعل الاجتماعي بينهم .
3- الزيارات والاجتماعات غير الناجحة والتردد في اتخاذ القرارات والخوف من ارتكاب الأخطاء 4- والتفويض غير الصحيح وسوء ترتيب الأولويات أثناء العمل والمجاملات .
5- المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد وقراءة الصحف والمجلات .
6- البدء في تنفيذ مهمة قبل التفكير فيها والتخطيط لها والانتقال إلى مهمة جديدة قبل إنجاز المهمة السابقة

العوامل التي تؤدي إلى ضياع وقت مدير المدرسة

1- تأخر وصوله إلى المدرسة في الصباح .
2- مغادرة المدرسة قبل نهابة الدوام الرسمي
3- استعماله التليفون في أغراضه الخاصة
4- قراءة الجرائد والمجلات اليومية .
5- شرب الشاي والقهوة وتناول بعض المرطبات
6- الجلوس في المدرسة بدون عمل .
7- إنجاز بعض المعاملات الرسمية
8- الاجتماعات مع ( الرؤساء ، موظفين ، معلمين )
9- مقابلات المراجعين ( أولياء أمور ، طلاب __الخ )
10 التعقيب على المعاملات الرسمية
11- تقييم ومتابعة المرءوسين ( معلمين ، إداريين )
12- متابعة توصيل الأبناء إلى المدارس والبيوت
13- تأمين احتياجات ولوازم البيت
14- تسديد فواتير بعض الخدمات ( كهرباء ، هاتف ، مياه ).
15- التعقيب على بعض المعاملات الخاصة
16- مراجعة المستشفى (لك ، للعائلة ).
17- إنجاز بعض المعاملات الرسمية
18- التفكير والتخطيط للعمل المدرسي
19- مجالات أخرى

[أم اللولو]

الصيغة المقترحة للسيطرة على ( مضيعات الوقت )

أ- جمع البيانات : إن فهم طبيعة مضيعات الوقت يتطلب جمع البيانات اللازمة ، فليس الاعتراف بأن الزائرين مثلاً يمثلون مشكلة بل لا بد من التعرف على عددهم والتعرف كذلك على اسباب الزيارة وظروفها .
ب- التعرف على الأسباب المحتملة : بعد أن يتم التعرف على مضيعات الوقت لا بد من تحديد الأسباب المحتملة لكل مضيع من هذه المضيعات فهل هو المدير نفسه ، أم البيئة أم ماذا ؟ وإذا كان المدير مسئولاً عن ضياع وقته ووقت المرءوسين فما سبب ذلك ، أهي عادات المدير أم تصرفاته وأسلوبه في الإدارة أم غير ذلك من الأمور .
ج- وضع الحلول الممكنة : وهذا يتطلب مناقشة كل مضيع من مضيعات الوقت على حدة ووضع الحلول الممكنة له للتغلب عليه ويمكن للمدير أن يستعين بالمرءوسين وبزملائه في العمل بابتكار بعض الحلول .
د- اختيار أكثر الحلول جدوى : ويتم ذلك بتقييم كل حل من الحلول الممكنه لكل مضيع من مضيعات الوقت لاختيار أفضل هذه الحلول وأكثرها فعالية .
هـ - تنفيذ الحل المختار : عند اختيار الحل الأفضل لا بد من وضعه موضع التنفيذ ثم تقييم هذا الحل بهدف التعرف على مدى مناسبته ومدى فعاليته في حل المشكلة 0000

فإذا تبين إن العملية مازالت قائمة فلابد من إعادة العملية بأكملها .

أ- الزائرون :
بينت إحدى الدراسات أن المدير يقضي مع الزائرين ثلاث ساعات ونصف في المتوسط يومياً .
المقترحات هي : .
1. الاستغناء عن الكرسي الزائد في غرفة المكتب مما يجعل الزائرين أقل رغبة في البقاء فيه ، بل إن وجود عدد من الكراسي غير المريحة في غرفة المكتب يدفع باتجاه السرعة في اتخاذ القرارات في الاجتماعات وبتالي تقصر فترة الاجتماع .
2- تعليق ساعة في محل بارز في غرفة المكتب بما يتيح له وللزائرين رؤيتها ، لان ذلك تذكيراً للمدير ولهم بأ الوقت يمضي بسرعة ، إن نظرة سريعة من قبل المدير توحي للزائرين بأنه على وعي بانقضاء الوقت .
3- الاستغناء عن أية زخرفة أو تحف أو مناظر موجودة في غرفة المكتب لانها ربما تكون مبعثاً للتعليقات المفضية إلى ضياع الوقت .
4- مقابلة من يرغبون المقابلة خارج المكتب لاسيما إذا لم يعلنوا عن أهداف المقابلة .
5- عدم دخول المدير في مناقشات غير ضرورية أو نصائح شخصية أو اعتذارات أو تعليقات طويلة عند زيارة أي شخص ما .
6- عدم قيام المدير بتحليل تصرفات وأفعال الآخرين .
7- عدم الترحيب بمكوث الزائر فترة طويلة ومن الأفضل أن يقابل المدير بعض الزائرين وقوفاً وبالتالي فإن الزائر لن يستطيع الجلوس مادام المدير واقفاً ، وستكون حينئذ فترة مكوثه فترة قصيرة .
8- أن لا يتبنى المدير سياسة الباب المفتوح على إطلاقها فيغلق الباب عند الحاجة إلى التركيز لان الباب المغلق يعني عند الناس يرجى عدم الإزعاج .
9- ألا يدع المدير الآخرين ينقلون إليه مشكلاتهم فالمسؤولية النهائية عن هذه المشكلات تبقى على من يتحملها
10- أن يخصص المدير وقتاً معيناًً لمقابلة الأشخاص الذين يرغبون مقابلته في وقت ساعات الدوام الرسمي .
11- تحديد جدول للعمال اليومية التي يرغب المدير في تنفيذها في ذلك اليوم ، لان أكبر عدو لضياع الوقت هو عدم وجود جدول للعمال اليومية .
12- اللجوء إلى (لا) المشروطة كأن يقول المدير ” أنا آسف لأنني مضطر إلى أن أقول لا لطلبك


ب - الهاتف :
1- تكليف السكرتير أو من ينوب عنه على الرد على المكالمات الهاتفية فتكلفة وقت السكرتير أو غيره أقل من تكلفة وقت المدير .
2- الاستعانة بالسجل الزمني للمكالمات الهاتفية الذي يوضح الفترة الزمنية للمكالمات الواردة والصادرة .
3- تخصيص وقت معين في اليوم – إن أمكن – الإجراء المكالمات الهاتفية ، فتجميع الأنشطة المتشابهة تساعد المدير على في توفير الوقت .
4- التعرف على أوقات الناس الذي يتصل بهم المدير بشكل منظم من حيث : مدى توفرهم وانشغالهم مع ضرورة تسجيل ما يحصل عليه من معلومات بجانب أرقام هواتفهم وتزويدهم بمعلومات مشابهه عن وقته .
5- على المدير أن يدرك أن أفضل أوقات الاتصال بالآخرين وهي قبيل نهائية الدوام لأن الناس عادة في مثل هذه الأوقات غير ميالين للثرثرة وإطالة الحديث .
6- قيام المدير بتحضير ملخص برءوس الموضوعات التي ستغطيها المكالمة الهاتفية التي سيجريها لأن ذلك يساعد على التركيز ويحول بينه وبين نسيان بعض النقاط .
6- الامتناع والتقليل من الحديث الاجتماعي الذي لا تخلو منه مكالمة هاتفية كالحديث عن الطقس أو القضايا العامة التي لا يملك أحد منا تغييرها أو التأثير فيها .
7- إنها المكالمة الهاتفية بعد أن تستوفي أبعادها الأساسية وتحقيق أهدافها وفي حالة بقى الطرف الآخر مستمراً في الحديث فليقدم المدير ملاحظة قصيرة كقوله ” قبل أن نختم أود أن قول لك ” ولاشك عن مثل هذه الطريقة لبقه في الإعلان عن الرغبة في إنها المكالمة .
7- أن يبادر بالاتصال الهاتفي مع شخص يعتقد أنه لن يطيل الاتصال معه .
8- أن يتقن المدير استخدام الهاتف سواء من حيث الأسئلة التي يمكن أن يسألوها أو من حيث الإجابة عليها .


ج - العمل الورقي :
يعتقد كثير من الباحثين أن (90% ) من الأوراق تبقى بالإدارة ولا تغادرها وأن خزائن الملفات تصير للقمامة غالباً ، وأن ورقة كل ثلاث دقائق تمر على المدير للقراءة أو التوقيع وأن الأوراق تزداد دائماً ولا تنقص .
المقترحات هي :
1- فرز الأوراق إلى ثلاث مجموعات : ورق يمكن التخلص منه نهائياً وطرحها في سلة المهملات بعد قراءتها ، وأوراق يمكن أن يتخذ إجراء ما لبقائها ، وأخرى يمكن أن تحفظ مع ضرورة وضع تاريخ لإتلاف الورقة قبل حفظها مع ملاحظة أن الحفظ لا يكون إلا لغرض الرجوع إليها .
2- مراعاة أصول القراءة ، فإذا كانت المواد أو المطبوعات التي تصل إلى مكتب المدير لا تخدم الأهداف التي خطط للوصول إليها فعلية ألاّ يقرأها وإذا كانت عكس ذلك فليركز على المهم منها ومن الأفضل أن يرجع إلى الفهرس .
3- توزيع قراءة الأوراق الواردة على المرءوسين وتشجيعهم على تبادل المعلومات فيما بينهم وغرس الثقة في نفوسهم .
4- إتباع مبدأ ” استخدام الهاتف أكثر والكتابة أقل “ ففي استخدم الهاتف توفير للوقت بالإضافة إلى أنه قد يمهد إلى تحرير الرسالة .

د- الاجتماعات :
الاجتماعات على دربين : فإما اجتماعات يدعو له المدير وإما اجتماعات يدعى لها المدير ، ومهم كان نوع الاجتماع فإنه يمر بمراحل : الإعداد والتنفيذ والتقييم والمتابعة الأمر الذي يجعل أية محاولة لتخلص من” مضيعات الوقت“ أو التخفيف من حدتها رهناً بالنظر إليها من زاوية نوع الاجتماع .


المقترحات هي :
1- التحضير للاجتماعات بصورة جيدة .
2- إمداد المشاركين بمواد الاجتماع والمعلومات الضرورية له ، من منطلق الحرص على وقت المشاركين
3- عداد جدول الأعمال وتوزيعه على المشاركين قبل عقد الاجتماع بوقت كافي لم يحققه ذلك من مساعدة المشاركين .
4- مقاومة أية ” مقاطعات “ أو محولات للخروج عن موضوع الاجتماع ، فهناك أفراد يفضلون الحديث عن كل شيء عدا الموضوع المطروح .
5- التقيد بوقت الاجتماع فالبدء والانتهاء لابَد أن يكون وفق مواعيد محددة .
6- اختيار المشاركين بعناية ولاكتفاء بدعوة من هو ضروري منهم للمشاركة والحرص على راحتهم الزائدة أثناء الاجتماع ، فالبطء في الوصول إلى الأهداف الحقيقة للاجتماع قد يكون أسبابة الجلوس على كراسي مريحة .
7- تحليل وتقييم نتائج الاجتماعات بقصد تطوير الاجتماعات المستقبلة
8- الإفادة القصوى من عقد الاجتماعات ، فالاجتماعات غير الفعالة مضيعة للوقت كما أن الافتراض أن جميع المشاركين في الاجتماع لديهم رغبة حقيقية في تحقيق أهداف الاجتماع افتراض غير صحيح على إطلاقه .